Organiser un Trail : quel budget prévoir ?
L'objectif des organisateurs sur les premières éditions est bien souvent d'atteindre le seuil de rentabilité. Il faut dès le début avoir une vision claire des sources de revenus et des postes dépenses pour ne pas exploser son budget. Aujourd'hui nous allons répondre à la question que tous les organisateurs se posent : organiser un Trail, combien ça coûte ?
Les sources de revenus d'un Trail
Les inscriptions
Sans surprise, les inscriptions sont votre principale source de revenus. En moyenne, les inscriptions comptent pour 70% des recettes. Il est donc très important de fixer le prix de l'inscription après avoir estimé toutes vos dépenses pour ne pas se retrouver directement dans le rouge. En règle générale, les inscriptions sont autour de 1€/km. Il s'agit là d'une moyenne, si vous souhaitez proposer aux Traileurs plusieurs ravitaillements, un gros repas d'arrivée, des lots finisher, forcément vous allez devoir prendre en compte une partie de ces options dans le prix de l'inscription.
Les partenariats privés
Trouver des partenaires locaux pour sponsoriser votre événement peut vous permettre de rentrer dans vos frais lors des premières années. Avec en moyenne 15% des recettes pour un montant médian de 1800€, les partenaires privés ne doivent pas êtres négligés. Ils doivent être contactés dès le début pour définir ensemble la stratégie de communication. Nous distinguerons 3 types de partenaires :
Les partenaires principaux
Ce sont les partenaires majeurs de votre événement. Ils sont présents de manière exclusive et sur tous vos supports de communication. Vous pouvez leurs donner la parole tout au long de l'événement et en particulier lors de la remise des prix.
Les partenaires médias
Il apparaissent uniquement sur vos supports de communication. Ils apportent une participation financière ou logistique.
Les fournisseurs
Ce sont les fournisseurs de produits ou de services. Présents sur certains supports de communication. Vous avez passé un accord commercial avec eux.
Les subventions publiques
Les collectivités se rendent compte des retombées positives d'un Trail dans leur région. Que ce soit pour faire parler du territoire ou animer un événement local, les 3/4 des Trails sont soutenus par des décideurs locaux. Un Trail c'est en moyenne 700 participants et 200 spectateurs, un bon moyen de faire marcher l'économie locale. C'est pourquoi les subventions publiques représentent environ 10% des recettes, pour un montant médian de 1200€.
Autres sources de revenus
Pour compléter vos revenus vous pouvez également tenir une buvette, vendre des produits dérivés, organiser une tombola ou proposer des stands partenaires. A vous de voir ! Attention tout de même cela demande encore de l’investissement en temps et en argent.
Les postes de dépenses d'un Trail
Maintenant que vous êtes au point sur les sources de revenus de votre Trail, vous pouvez avoir un ordre d'idée de votre Chiffre d'Affaire (CA). Hélas, vous avez aussi beaucoup de dépenses. Car organiser un événement qui accueille en moyenne 700 personnes ça peut coûter chère.
L'assurance
Votre organisation ou votre club doit déjà posséder une assurance de responsabilité civile pour tous les accidents qui pourraient entraîner des dommages corporels ou matériels. Il faut l'avertir car l'organisation d'événement sportif n'est peut être pas pris en charge par votre offre actuelle. Le prix de l'assurance pour organiser un Trail va essentiellement dépendre du nombre de participants que vous allez accueillir et des parcours (un Trail sur plusieurs jour sera plus risqué qu'un 10km). Le prix de cette assurance n'est pas forcément élevé (entre 200€ et 500€), mais est obligatoire.
Vous pouvez proposer une assurance complémentaire à souscrire lors de l'inscription. Elle est destinée aux participants et leur fait bénéficier d'une couverture en cas de secours et de rapatriement.
Les inscriptions
Comme toutes transactions sur internet, les inscriptions ont un coût. Utiliser une plateforme dédiée aux inscriptions en ligne est aujourd'hui indispensable pour éviter les erreurs de comptabilité et pour simplifier la gestion des participants. Les frais de services sont entre 0.50€ et 2€ en fonction du prix de l'inscription. En utilisant Culture Trail pour les inscriptions en ligne, les frais de services peuvent être à la charge des Traileurs et donc vous coûtez 0€ ! Ce n'est pas tout : en passant par Culture Trail pour les inscriptions, vous avez accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme collaborative d’organisation de Trail. L'assurance de réussir son événement.
Le chronométrage
Chronométrer sa course est maintenant indispensable. Si vous souhaitez acheter du matériel professionnel, il vous en coûtera entre 20 000€ et 50 000€. Sans compter le prix des licences des logiciels. Cet investissement à très peu de chance d'être rentabiliser en organisant une seule course par an. Voici deux alternatives bien plus accessible :
Chronométrer vous-même votre course
Pour les premières éditions et si vous avez moins de 200 participants par circuits, chronométrer vous-même votre course est un excellent moyen de réduire les dépenses. Cela vous demandera de prévoir les points de contrôle et les bénévoles en charge du chronométrage. C'est la solution choisie par 20% des organisateurs. Bonne nouvelle, en choisissant Culture Trail pour les inscriptions en ligne, nous mettons à votre disposition notre solution de chronométrage clef en main.
- Chronométrage par numéro de dossard
- Chronométrage par QR Code
- Suivi live des concurrents
- Les Traileurs peuvent choisir de recevoir leur classement provisoire lorsqu'ils passent un point de contrôle
- Edition des résultats
- Publication des résultats
Coût par Traileur : 0€
Faire appel à un chronométreur
Lorsque vous avez plus d'expérience et que vous pouvez estimer de façon plus juste le nombre de participants attendus, nous vous recommandons de faire appel à un prestataire de chronométrie. Vous allez ainsi limiter la charge de travail sur l’équipe organisatrice et pouvoir faire officialiser les résultats par la FFA. Entre le déplacement du prestataire, l’installation du matériel, la location des puces cela vous coûtera entre 1€ et 2€ par Traileur.
Les ravitaillements
En fonction de la distance et du dénivelé, vous devez prévoir un ou plusieurs ravitaillements. Dans tous les cas, il faut prévoir au moins un ravitaillement à l'arrivée pour éviter les hypoglycémies. Le coût d'un ravitaillement par Traileur va bien-sûr dépendre de ce que vous proposez. Nous comptons 0.70€ par ravitaillement et par Traileur pour un ravitaillement de base avec eau gazeuse, soda, boisson énergétique, fruits, gâteaux, chocolats. Ce coût va pouvoir dépasser les 1€ pour les plus fournis avec sandwichs, soupes, barres énergétiques...
Aussi, il faut prévoir les repas pour l'équipe organisatrice. C'est le minimum à faire pour remercier les bénévoles que de leur offrir le repas.
Le geste écolo : les Traileurs ont le plus souvent des gobelets réutilisables. Pour éviter de générer trop de déchets, bannissez les gobelets plastiques de votre événement ! Pensez à préciser tout de même dans la section matériel obligatoire de votre règlement que les gobelets réutilisables sont obligatoires.
Les dossards
Le dossard a pour but d'identifier facilement un coureur et de pouvoir l'aiguiller sur le bon parcours si il y en plusieurs. C'est aussi un excellent moyen de communication. Négociez avec vos partenaires principaux et médias pour faire apparaître leurs logo sur le dossard. Il pourront peut-être prendre à leur charge les coûts d'impression des dossards. Pour donner un ordre d'idée, un dossard basique coûte entre 0.40€ et 0.50€. Si vous voulez un dossard personnalisé, il en coûtera de 0.80€ à 1€.
Pour simplifier la gestion des dossards, nous proposons un outil d'édition et de commande. Vous pouvez ainsi personnaliser et commander les dossards à un tarif négocier (entre 0.40€ et 0.50€ le dossard personnalisé). Nous utilisons votre liste d'inscrit pour n'oublier personne.
Les secouristes
Voici un autre poste de dépense indispensable et obligatoire. Vous devez justifier d'une équipe de secours pour réaliser votre dossier de demande d'autorisation. Il faut que l'association de secouristes soit agréée par le Ministère de l'intérieur (comme la Croix Rouge). Contactez-les dès le début de vos démarches administratives, ils vous proposerons un devis. Pour les petits événements, le budget secouriste se situe entre 300€ et 500€.
Le balisage
Nous distinguons deux catégories de balisage : le balisage réutilisable et le balisage éphémère. Le balisage réutilisable représente un investissement car il vous servira pour les prochaines éditions (flèches signalétiques, protiques, piquets). Vous pouvez donc amortir le coût sur plusieurs années. Le balisage éphémère (peinture, rubalise ) est à acheter chaque année. La quantité de matériel de balisage à acheter dépend de vos parcours. Comptez au moins un élément par intersection et pourquoi pas un rappel tous les 400 - 500m. Le prix du balisage ne va pas pouvoir être estimé tant que les parcours ne sont pas définis.
Les lots
Lot d'accueil
Encore un bon moyen de mettre en avant vos partenaires. Profitez de la remise des dossards pour remettre aux participants leur lot d'accueil. Incluez les flyers des autres courses dans la région pour les faire connaître et aussi ce que vous avez réussi à négocier avec vos partenaires.
Lot finisher
Le célèbre Tee-shirt finisher encore bien demandé (de 1,50€ à 4€) ou bien une médaille ? A vous de choisir, la plupart des Traileurs apprécient avoir un souvenir de leur participation.
Remise des prix
C'est le moment symbolique ou l'on va récompenser les exploits du jour. Prenez de belles photos pour les mettre en avant sur les réseaux. C'est l’assurance d'avoir plus d'inscrits pour les prochaines éditions. C'est aussi l’occasion de donner la parole à vos partenaires.
Conclusion
Le budget d'organisation d'un Trail ne se découvre pas le jour J, il se prépare des mois à l'avance. Les premières éditons sont souvent les plus compliquées à mettre en place mais si le bouche à oreille fonctionne bien vous allez pouvoir générer des bénéfices. Alors pourquoi ne pas tenter l'aventure en organisant vous-même un Trail dans votre région ? Notre équipe est là pour vous aider à réussir votre événement.